領収書在中は封筒のどこに書くの?郵送する時の注意点

領収書の書き方

領収書の書き方を完璧にマスターしている人は意外に少ないかもしれません。「なんとかなる」と安易に考えてしまうことは決してお勧めできません。

特に独立開業した人や個人事業主として全ての事務仕事をこなさなければならないという人であれば、なおさらです。いざという時に困らないためにも、領収書の正しい書き方を理解しておくことは大事なことといえるでしょう。

そもそも、領収書がなぜ必要なのかという点を理解することも必要です。

領収書の果たす役割については、主に二つあるとされています。

一つが、購入した商品やサービスなどを支払ったということを証明するという意味合いです。万一、二重請求などに見舞われてしまった場合にも、領収書を提示することで、支払が済んでいるという事実が証明されます。

もし、領収書が発行されていない場合には、支払ったことを証明するにも苦労することになります。そういう意味では、領収書が存在することで、悪意に満ちた業者や店舗などを排除できることにもなります。

そして領収書のもう一つの役割としては、料金や代金を過剰に請求させないという意味もあります。個人相手の商売はもとより、法人相手の場合などには、たくさんの売買が発生することにもなりますので、お金の流れをつかむためにも領収書が大事です。

領収書を書くときのルール

領収書を書く場合には、正確なルールに則って記入することが求められます。年度末に行われる確定申告はもとより、各種補助金の申請などの際にも必要となるケースも多いため、覚えておきたいものです。

まず、日付については、原則として領収書を発行する日の日付を書きます。○年○月○日まで正確に記入。日にちを間違えてしまった場合にも、修正液などでの訂正はできませんので、注意しましょう。

会社名を記入する場合には、株式会社や有限会社などの記載も省略することなく書かなければいけません。ついつい「株式会社」のことを「(株)」などとしてしまいがちですが、それは認められません。

金額を記入する時には、頭に「¥」マークを記入することも忘れないようにします。後から数字の改ざんや不正を防ぐためにも、3桁ごとに「,」を打つことも大事なポイントです。加えて、但し書きもできるだけ具体的に記入しておくことが重要。「品代として」などと記入してしまう人が多く見られますが、具体性に欠けるとして却下されることにもつながりかねません。

50,000円を超える金額では、収入印紙が必要になることも知識として覚えておく必要があります。

領収書在中の書き方

これから経理の仕事に就く人の中には、領収書在中を封筒のどこにどのように書くべきなのか迷う人もいるでしょう。経理の仕事では取り引き先や顧客に領収書を発行し、封筒で送ることも少なくありません。取り引き先や顧客に失礼があってはならないので、領収書在中の書く場所などを知ることは大切です。

領収書在中の書く位置を考える前に、まず封筒を用意しましょう。会社によっては封筒にあらかじめ領収書在中と印刷されているところもあります。もしすでに印刷されているのなら、領収書在中の位置で迷う必要はありません。会社が指定しているその封筒をそのまま使いましょう。ただし、封筒に領収書を入れる際は、印刷されている領収書在中の文字の向きと同じ方向に領収書を入れることを忘れてはなりません。

縦長の封筒に横長の領収書を入れなくてはならない場合もあるでしょう。そういう場合は、領収書在中の文字と領収書の向きを揃えることは無理ですから、縦長の封筒の左側を上と考えて、領収書を入れます。

領収書在中と書かれていない封筒を使う際は、領収書在中と手書きで書いたり、スタンプを押したりする必要があります。領収書在中は縦長の封筒も、横長の封筒も、表側の左下部分に記載するのが一般的です。もしその左下部分に社名や会社の住所などがある場合は、ずらして重ならない部分に領収書在中と記載します。裏面ではなく、表面に記載するのは見落とされないようにするためです。

領収書在中のスタンプでもOK

領収書在中の記載は位置も大切ですが、スタンプを押すならば、かすれていないか、ずれていないかなどを確認することも大切です。領収書在中の位置が表側なのは相手にわかりやすくするのが目的です。せっかく一般的な位置に記載したとしても、その文字そのものがかすれて読めないようでは意味がありません。

スタンプの領収書在中の文字は封筒と平行になるようにしましょう。斜めや逆さでスタンプを押してしまった場合は、新しい封筒を用意してきちんと押し直します。

領収書在中のスタンプは、100円くらいで購入することも可能です。種類も縦書きや横書き、模様付きなどさまざまです。ビジネスで使う場合は、模様付きは避けて、シンプルなものを選びましょう。

スタンプがない場合は、領収書在中と手書きして構いません。丁寧な字で書くことが大切です。文字のサイズは1センチくらいを意識しましょう。領収書在中のスタンプの文字は、1センチ弱のものが多いためです。書いた領収書在中の文字を四角く囲むと目につきやすくて良いです。

領収書を郵送するときのポイント

領収書を郵送する際には、領収書が入った郵便物だと先方に分かるようにしておく必要があります。具体的には、封筒に「領収書在中」と明記することです。

重要な書類である領収書を、他の郵便物に紛れて、誤って捨ててしまったり見落としてしまったりしないよう、領収書の存在を明確に記しておくと安心です。この際、「領収書在中」の文字はスタンプ、手書きのどちらでも問題ありません。

手書きの場合は目立たせるためにも、文字を四角で囲うと良いでしょう。明記する場所は、封筒の表、一般的には左下など目につきやすい場所を選びます。また、「領収書在中」の文字は青か黒のインクを使用するのが無難です。

企業によっては赤色は赤字を連想させ、縁起が悪いと感じるケースもあります。取引先との無用なトラブルを避ける上でも、赤のインクは使用しない方が良いでしょう。

次に気をつけたいのが、郵送する内容です。

領収書を郵送すると言っても、領収書だけでは先方に対して失礼にあたります。マナーとして、挨拶や感謝を記した添え状を同封するようにしましょう。添え状には、送付日、相手先名(社名、部署、氏名)、挨拶・お礼、同封した領収書の内訳や同封枚数などを簡潔に記します。
さらに、郵送方法にも注意が必要です。

領収書は金券ではないため、現金書留ではなく一般郵便で送ることが可能です。しかし、領収書などの重要な書類を郵送する際には、先方が受け取ったか確認可能である書留などの利用が、トラブルを避けるためにも必要でしょう。

万が一届いていなかった場合、郵便物がどこにあるのか追跡できなければ、取引先との信頼関係に影響を与えることにもなりかねません。特に高額の領収書を送る場合は、紛失のリスクを回避するためにも、簡易書留などを利用すると安心です。

領収書を郵送したら終わりではない

領収書を郵送したからといって安心してはいけません。領収書を郵送した後にもすべきことがあります。

まず、先方が領収書を受け取ったかの確認が必要です。見落とされたり紛失したりといったことのないよう、電話かメールで領収書を発行した旨を伝えましょう。簡易書留での郵送であれば、追跡機能で調べることも可能です。

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