領収書とは、商品の売買やサービスの提供などの対価を受け取った際に、その受け取りを証明するために発行するものを指します。

金銭の授受があった事を示す重要な書類ですが、万が一、領収書に不備があった場合は税務調査で費用処理が認められず、追徴課税などの大きな問題に発展するケースもあります。そのため、経理においてはその取り扱いに細心の注意を払うようにしましょう。

領収書発行の際に控えも必ず作成する

領収書は、法律で決まった書式があるわけではないため、手書きやハンコ、印刷など自由に作成する事ができます。ただしその重要性から、発行する際にも受け取る際にも常にチェックを行いましょう。

一般的な領収書は、発行した日付、受け取る相手の宛名、金額、但し書き、発行した者の名前が必要です。

まず会計処理をする上で重要な日付は必ず確認し、受け取る相手の宛名は正式名称で書きます。なお、株式会社を(株)と略したり相手から上様と書く事をお願いされる事もありますが、マナーとしては好ましくありませんし、税務調査で否認される可能性もありますので避けた方が無難です。

金額の前には¥マークを付け、後ろには0を追加されないように-を書きます。コンマは書かなくても良いですが、書いた方が相手も自社も分かりやすいのでできるだけ書きましょう。

但し書きは支出の内容が分かる事が大切です。よく見かける「お品代」では内容が不透明と判断される事もありますので、飲食代や贈答品代など具体的に書くようにします。

発行した者の名前は住所と氏名があれば良く、一般的には印字済であったり、角印などで代用される事がほとんどです。そして、発行の際には控えも同時に作成します。これは受け取り先から記載内容の確認を求められた場合に対応しやすくなりますし、手渡しで受け取った場合の自社の重要な証拠となるからです。

控えは複写式で作成する事が一般的で、それ以外の方法の場合は原本と控えに割印を押しておきましょう。

領収書には収入印紙を必ず貼付しよう

その他の注意点として、受領した金額によっては領収書に印紙が必要な場合があります。

これは印紙税法に定められており、領収書に印紙を貼付して消印をする事で納税したと見なされます。また、5万円未満の金額の場合は非課税となるため印紙は不要ですが、税抜金額または消費税が別途記載されている場合は税抜金額で非課税かどうかを判断する点に注意しましょう。

例えば、額面金額が税込50,760円であれば税抜金額は47,000円ですので、別途47,000円または消費税3,760円と記載すれば印紙は不要となります。